分譲住宅の内覧会告知を、開催概要の一覧からそろえるモデルケース

※本記事はAI活用のモデルケース（想定）です。実在企業の事例ではなく、数値はすべて想定値です

内覧会の告知は、媒体が分かれるほど、同じ事実を何度も書き直します。このモデルケースでは、日程、対象、見せたいポイント、注意事項、予約方法を先に一覧へ集め、文章生成AIに告知一式の下書きを任せる進め方です。事実の最終確認は人が行い、未確定の特典は載せません。

この会社の姿

今回取り上げるのは、AH社（滋賀の新築分譲販売会社・従業員38名規模）です。新築の分譲住宅を、内覧会と案内を通じて販売しています。規模は38名ほどの見込みで、体制はマーケ担当1名、販売担当が開催概要を渡すという形を考えています。対象は、内覧会の告知一式（案内文、短い告知、チラシ見出し）、開催概要の照合です。所在地は滋賀としています。

新築分譲の販売で、販売担当が開催概要の一覧を渡し、マーケ担当が内覧会の告知一式を下書きし、公開前に全媒体で照合します。媒体ごとの言い回しを増やすより先に、日程と予約方法、注意事項をそろえることを守ります。公開の判断と、未確定事項を出さない最終確認は上長が行います。

始める前の様子

告知一式の作成に約6時間かかっていた、という想定です。

担当は、チラシ、短い告知、案内文を別々に書いていました。媒体ごとに日時や予約方法がずれ、公開してから直すことがありました。

担当は、チラシ、短い告知、案内文を別々に書いていました。媒体のあいだで日時や予約方法が食い違い、公開後に直す手間も出ていたと見ています。前回の特典が文面に残ったままのこともありました。

始めたきっかけと、最初の一歩

案内と短い告知で開始時刻がずれ、問い合わせが増えたことが起点です。媒体ごとの表現を増やすより先に、概要の一覧から一式を出そう、と決めました。

まず開催概要の項目を固定し、これが埋まるまでは下書きに入らないと決めました。予約方法に加えて、駐車場や子どもの同伴といった注意事項も必須にし、場所をどこまで細かく書くかもあわせて決めています。

対象にすること、しないこと

対象にするのは、開催概要の一覧が埋まった内覧会について、案内文、短い告知、チラシ見出しの下書きと、公開前の照合です。外すのは、埋まっていない日時の補完、未確定の特典、効果の断定、決めた粒度より細かい場所です。デザインの仕上げは、確認済みの文言だけを使います。

公開できる範囲の進め方

一覧から、チラシの見出しと構成、短い告知文、案内文の下書きを同時に出します。日時や場所の書き方、注意事項は、人が全媒体で照合してから公開します。誇張や未確定の特典は載せません。最初の1か月は、直近の内覧会1回分で型を作りました。

週のリズム（公開できる粒度）

一覧から一式の下書きをまとめて出し、全媒体の照合を人が済ませてから公開します。照合は公開の何日前までと決めておき、概要が埋まらない開催は下書きに入りません。

会議で起きたこと（想定）

媒体が増えるほど、同じ事実の書き直しが増え、ずれも増えます。新しいデザインを先に作るより、開催概要の項目を固め、埋まってから下書きに入るべきだ、という問題意識がありました。

人が残す確認（公開できる粒度）

確認では、販売担当とマーケ担当が全媒体を並べ、未確定の事項が出ていないかを上長が見ます。速さより、終了時刻と注意事項を揃えること、前回の特典を残さないことを優先します。

想定している変化

以下の数字はすべて想定値で、実際の導入結果とは別物です。同じ結果になることを約束するものではありません。

項目	前（想定）	後（想定）
告知一式の作成	約6時間	約80分
媒体間の日時や注意のずれ	公開後に直すことがあった	公開前の照合で減った
公開予定日に間に合った告知	遅れることがあった	原則、予定日に間に合った

数値はすべて想定です。測定期間は各記事の本文に記載しています。

担当は、書き直しより事実の照合に時間を回せるようになる見込みです。媒体間のずれも減ると考えています。いずれも本人の発言としては載せていません。

期間と体制は、マーケ担当1名が内覧会1回分で型を作り、以降の開催へ使い回す見込みとしています。

この記事の位置づけ

このモデルケースは、実在企業の成果をそのまま紹介するものではありません。同じ業種や近い職種の方が、「何から手をつけるか」「どこを人が見るか」を考えるための材料としてまとめました。ここまでで公開しているのは、課題の捉え方と最初の一歩、そして確認は人が行うという点までです。週ごとの作業単位、使う指示文の例と入出力の例、社内ルールの例文、チェック表、よくある失敗のQ&A、測定シートの項目、社内説明のトーク例、90日の展開計画は、この先の会員限定の部分に書いています。数字はすべて想定値です。取り入れるかどうかは、対象業務の範囲と、確認できる人の有無、使うデータの扱いを見たうえで判断してください。地域や規模、商品が違っても、事実を先にそろえ、下書きと確認を分ける、という考え方は参考にできます。うまくいかないときは、対象を狭め、確認の手順だけ先に残しておくと安全です。

会員限定｜進め方の詳細

ここから先は、会員向けの詳細です。モデルケース（想定）であり、実在企業の手順をそのまま写したものではありません。数字はすべて想定値で、同じ結果を約束するものではありません。AIに任せるのは告知一式の下書きまで。公開前の事実照合は人が行います。

週ごとの流れ（想定）

期間の目安は内覧会1回（準備期間）およびその後2か月を見込んでいます。全部を一度に変えようとせず、まず対象を一つに絞ります。以下は、週ごとの作業単位まで分けた流れです。

1週目：開催概要の項目と、書いてはいけない特典を決める

この週の目的：書いてよい事実と禁止事項、対象にする内覧会の告知一式と開催概要の照合の範囲を一枚に残し、測り始めの値を置く。

今の作成時間を記録します。項目、場所の粒度、禁止表現を一枚にします。

• 今の所要と結果を測る（担当：マーケ担当）：告知一式の作成時間について、始める前の値を残す。測り方は「概要が埋まってから、確認済み一式が出るまでの時間を記録する」に沿い、定義は途中で変えない。
• 書いてよい項目を一枚に残す（担当：マーケ担当）：開催概要の項目を固定し、これが埋まらない限り下書きを始めない、と決めました。予約方法と、駐車場、子どもの同伴など注意事項も必須にしました。場所の粒度も先に決めました。項目が埋まらない仕事は、この週の対象にしない。
• 禁止事項を先に書く（担当：上長）：埋まっていない日時や予約方法を書かない、未確定の特典や、効果の断定を書かない、場所の粒度を、決めた範囲より細かくしない。迷った項目は空欄のまま渡し、生成AIに補わせない。
• 対象にする種類を限定する（担当：上長）：最初は「直近の内覧会1回の告知一式」だけにする。範囲を広げる判断は、4週目以降に残す。
• 置き場と確認者を決める（担当：マーケ担当）：下書きと、確認済みを同じファイルで上書きしない。確認は上長が行い、確認前の文を社外へ出さない。

この週の完了の目安：項目と禁止事項、対象範囲、所要の記録、確認者と置き場の分け方がある。

2週目：直近の内覧会1回で、一式の下書きを試す

この週の目的：直近の内覧会1回分で下書きを出し、上長が入力の原文と照合する。直した点は指示文へ戻す。

日時と予約方法、注意事項を全媒体で照らし合わせ、未確定の特典が出ていれば指示文を直します。

• 決めた項目で入力をそろえる（担当：販売担当）：販売担当が、決めた項目だけを渡す。分からないことは空欄にし、記憶で埋めない。
• 下書きを出す（担当：マーケ担当）：指示文の例1を使い、内覧会の告知一式と照合用のたたき台を出す。入力にない事実は足さない。
• 原文と照合する（担当：上長）：上長が、入力の原文と下書きを並べ、判断・推測・出典のない数字を消す。
• 指示文と禁止事項を直す（担当：マーケ担当）：同じ誤りが2回出たら、禁止事項か入力項目へ足す。注意は口頭で済ませず、書いて残す。
• 悪い見本を残す（担当：マーケ担当）：消し方の例を1つ残し、次の担当が同じ場所を踏みにくいようにする。社外には出さない。

この週の完了の目安：直近の内覧会1回分の見本、直した指示文、よくある誤り、確認の手順が残っている。

3週目：公開の何日前までに照合するかを運用にする

この週の目的：締め切りと、例外の扱いを運用に乗せ、確認が終わったものだけを先に進める。

概要が埋まらない開催は、下書きに入らずに待ちます。デザインの仕上げに使うのは、確認済みの文言だけです。

• 入力の締め切りを置く（担当：販売担当）：公開の何日前か、決めた日までに入力をそろえる。間に合わないときは、新しい表現を足すのではなく、対象を減らす。
• 例外の書き方を決める（担当：マーケ担当）：概要が埋まらない開催は下書きに入らず、デザインには確認済みの文言だけを使う。例外にあたる部分は人が範囲を限って書き、理由の推測は控える。
• 確認の時間を先に残す（担当：上長）：確認は上長が行う。確認が終わったものだけを、確認済みの置き場へ移す。
• 遅れと作り直しを記録する（担当：マーケ担当）：媒体間の日時や注意のずれに関わる遅れや作り直しを、理由つきで残す。社内都合と相手都合は分ける。
• 対外に出すものと下書きを分ける（担当：マーケ担当）：下書きの印が残ったまま送付・公開・掲示しない。送り先の置き場を分ける。

この週の完了の目安：1週分の締め切り、例外の書き方、確認、記録が残っている。

4週目以降：次の開催へ型を使い、測り方を固定する

この週の目的：測り方の定義を内覧会1回（準備期間）およびその後2か月は変えず、対象を広げるかは確認の負担を見て決める。

作成時間、媒体間のずれ、予定日に間に合ったかを同じ定義で記録します。

• 指標の定義を固定する（担当：マーケ担当）：告知一式の作成時間と媒体間の日時や注意のずれの数え方を一枚に書く。途中で定義を変えると、前後を比較できなくなる。
• 担当を増やす前に見本を渡す（担当：上長）：新しく入る人には、項目、禁止事項、悪い見本を先に渡す。引き継ぎを口頭だけに頼らない。
• 振り返りを行う（担当：マーケ担当）：所要、確認で消した箇所、入力がそろわなかった理由、確認する人の負担を見る。負担が増えているなら、対象を狭める。
• 対象を広げるか決める（担当：上長）：未確定の特典、効果の断定、場所の粒度を超えた告知は、型が安定するまで対象にしない。

この週の完了の目安：定義が固定され、振り返りと、次に対象へ入れるかの判断が書かれている。