工務店で、見積と提案書をその日のうちに整えるモデルケース

※本記事はAI活用のモデルケース（想定）です。実在企業の事例ではなく、数値はすべて想定値です

見積に時間がかかると、提案の会話がその日のうちに進みません。このモデルケースでは、社内の単価一覧と、工事の概要を先にそろえ、生成AIには見積の一次整理と提案書の下書きだけを任せ、その分を早くする進め方です。数量の確定と金額の最終確認は人が行い、入力にない単価はAIに作らせません。

この会社の姿

今回取り上げるのは、TK社（岩手の工務店・従業員29名規模）です。地域の木造住宅の新築と、小規模な改修を手がけています。規模は29名ほどの見込みで、体制は営業担当2名、積算担当が単価と数量を確認という形を考えています。対象は、見積の一次作成、提案書の下書き、社内の単価一覧との照合です。所在地は岩手としています。

地域の工務店で、営業が工事の概要を渡し、見積の一次整理と提案書の下書きを出し、積算担当が社内の単価一覧と数量を照合します。目的はその日のうちに会話を進めることですが、それより先に、一覧にない単価は作らず、一次案を確定見積として送らないことを守ります。金額の最終確認は、上長と人が行います。

始める前の様子

1件の見積と提案書の準備に、約4時間かかっていた。その日に出せない件が週3件程度あった、という想定です。

営業は、数量を拾い、帳票へ打ち直し、提案の文を夜に書いていました。お客様への返答は、どうしても翌日以降になっていました。

営業は、数量を拾い、帳票へ打ち直し、提案の文を夜に書いていました。お客様への返答が翌日以降になり、会話が止まります。一覧にない項目へ、それらしい数字が入る危うさもありました。

始めたきっかけと、最初の一歩

返答が遅れ、検討のタイミングを逃したことが起点です。単価を下げる話より先に、その日のうちに一次案を出せる型を持とう、と決めました。

最初に、入力する概要の項目と、使ってよい単価一覧の範囲を固定しました。一覧にない項目は「要確認」として、単価を自動で埋める使い方は外しています。提案文に書いてはいけない未確認の効果も、あわせて決めました。

対象にすること、しないこと

対象にするのは、小規模な改修について、見積の一次整理と提案書の下書き、お客様へ渡す前の確認メモです。外すのは、一覧にない単価の作成、値引き案、未確認の効果、急かす表現、新築など対象外の大きな工事です。

公開できる範囲の進め方

工事の概要を決めた項目で渡し、見積の一次整理と提案の下書きを出します。積算担当が数量と単価を照合し、営業がその日のうちに確認します。最初の1か月は、小規模な改修だけに絞りました。

週のリズム（公開できる粒度）

決めた項目で概要を渡して一次整理と提案の下書きを出し、積算担当の照合と営業の確認をその日のうちに済ませます。概要の締め切りは午前中。お客様へ渡すのは、確認が終わってからです。

会議で起きたこと（想定）

見積に半日以上かかると、その日の提案の会話が進みません。新しい見積ソフトを足すより、使ってよい単価一覧の範囲と作ってはいけない単価を先に固めるべきだ、という問題意識がありました。

人が残す確認（公開できる粒度）

確認では、積算担当が数量と単価を正本と照らし合わせ、金額の最終確認は上長が行います。速さよりも、一覧にない数字を残さず、一次案を確定として送らないことを優先します。

想定している変化

以下の数字はすべて想定値で、実際の導入結果とは別物です。同じ結果になることを約束するものではありません。

項目	前（想定）	後（想定）
見積と提案書の準備	約4時間	約70分
その日に出せない件	週3件程度	週1件程度
単価や数量のずれによる出し直し	月に複数件	月1件程度

数値はすべて想定です。測定期間は各記事の本文に記載しています。

営業は、打ち直しより内容の説明に時間を回せるようになる見込みです。その日のうちに一次案を出しやすくなるとも考えています。いずれも本人の発言としては載せていません。

体制は営業2名のうち1名が先に始め、積算担当が確認する形で、期間は約2か月を見込んでいます。

この記事の位置づけ

このモデルケースは、実在企業の成果をそのまま紹介するものではありません。同じ業種や近い職種の方が、「何から手をつけるか」「どこを人が見るか」を考えるための材料としてまとめました。ここまでで公開しているのは、課題の捉え方と最初の一歩、そして確認は人が行うという点までです。週ごとの作業単位、使う指示文の例と入出力の例、社内ルールの例文、チェック表、よくある失敗のQ&A、測定シートの項目、社内説明のトーク例、90日の展開計画は、この先の会員限定の部分に書いています。数字はすべて想定値です。取り入れるかどうかは、対象業務の範囲と、確認できる人の有無、使うデータの扱いを見たうえで判断してください。地域や規模、商品が違っても、事実を先にそろえ、下書きと確認を分ける、という考え方は参考にできます。うまくいかないときは、対象を狭め、確認の手順だけ先に残しておくと安全です。

会員限定｜進め方の詳細

ここから先は、会員向けの詳細です。モデルケース（想定）であり、実在企業の手順をそのまま写したものではありません。数字はすべて想定値で、同じ結果を約束するものではありません。AIに任せるのは一次整理と提案のたたき台まで。数量と金額の確定は人が行います。

週ごとの流れ（想定）

期間の目安は2か月を見込んでいます。全部を一度に変えようとせず、まず対象を一つに絞ります。以下は、週ごとの作業単位まで分けた流れです。

1週目：概要の項目と、使ってよい単価一覧、作ってはいけない単価を決める

この週の目的：書いてよい事実と禁止事項、対象にする見積の一次整理と提案書の下書きの範囲を一枚に残し、測り始めの値を置く。

今の所要時間と、その日に出せなかった件数を記録します。小規模な改修だけを対象にします。

• 今の所要と結果を測る（担当：営業担当）：見積と提案書の準備時間について、始める前の値を残す。測り方は「概要が揃ってから、確認済み一次案が出るまでの時間を2か月記録する」に沿い、定義は途中で変えない。
• 書いてよい項目を一枚に残す（担当：営業担当）：入力する概要の項目と、使ってよい単価一覧の範囲を固定しました。一覧にない項目は「要確認」とし、自動で単価を作らないことにしました。提案文に書いてはいけない未確認の効果も先に決めました。項目が埋まらない仕事は、この週の対象にしない。
• 禁止事項を先に書く（担当：上長）：一覧にない単価を作らない、値引き案を一次整理に書かない、未確認の効果や、急かす表現を提案文に入れない。迷った項目は空欄のまま渡し、生成AIに補わせない。
• 対象にする種類を限定する（担当：上長）：最初は「小規模な改修の見積一次整理と提案下書き」だけにする。範囲を広げる判断は、4週目以降に残す。
• 置き場と確認者を決める（担当：営業担当）：下書きと、確認済みを同じファイルで上書きしない。確認は上長が行い、確認前の文を社外へ出さない。

この週の完了の目安：項目と禁止事項、対象範囲、所要の記録、確認者と置き場の分け方がある。

2週目：改修3件で、一次整理と提案下書きを試す

この週の目的：小規模な改修3件で下書きを出し、上長が入力の原文と照合する。直した点は指示文へ戻す。

数量と単価は積算担当が正本と照合し、一覧にない単価が足されていれば指示文を直します。

• 決めた項目で入力をそろえる（担当：積算担当）：積算担当が、決めた項目だけを渡す。分からないことは空欄にし、記憶で埋めない。
• 下書きを出す（担当：営業担当）：指示文の例1を使い、見積の一次整理と提案書の下書きの下書きを出す。入力にない事実は足さない。
• 原文と照合する（担当：上長）：上長が、入力の原文と下書きを並べ、判断・推測・出典のない数字を消す。
• 指示文と禁止事項を直す（担当：営業担当）：同じ誤りが2回出たら、禁止事項か入力項目へ足す。注意は口頭で済ませず、書いて残す。
• 悪い見本を残す（担当：営業担当）：消し方の例を1つ残し、次の担当が同じ場所を踏みにくいようにする。社外には出さない。

この週の完了の目安：小規模な改修3件の見本、直した指示文、よくある誤り、確認の手順が残っている。

3週目：午前中に概要を締め切り、午後に一次案を出す運用にする

この週の目的：締め切りと、例外の扱いを運用に乗せ、確認が終わったものだけを先に進める。

確認が終わるまでお客様へ渡しません。新築など対象外の案件は、従来の流れのままにします。

• 入力の締め切りを置く（担当：積算担当）：午前中に概要を締め切り、午後に一次案を出すまでに入力をそろえる。間に合わないときは、新しい表現を足すのではなく、対象を減らす。
• 例外の書き方を決める（担当：営業担当）：確認が終わるまでお客様へ渡さず、一覧にない単価は作らないは、人が範囲を限って書く。理由の推測はしない。
• 確認の時間を先に残す（担当：上長）：確認は上長が行う。確認が終わったものだけを、確認済みの置き場へ移す。
• 遅れと作り直しを記録する（担当：営業担当）：その日に出せない件に関わる遅れや作り直しを、理由つきで残す。社内都合と相手都合は分ける。
• 対外に出すものと下書きを分ける（担当：営業担当）：下書きの印が残ったまま送付・公開・掲示しない。送り先の置き場を分ける。

この週の完了の目安：1週分の締め切り、例外の書き方、確認、記録が残っている。

4週目以降：対象を慎重に広げ、測り方を固定する

この週の目的：測り方の定義を2か月は変えず、対象を広げるかは確認の負担を見て決める。

所要時間、その日に出せない件、出し直しを2か月同じ定義で記録します。

• 指標の定義を固定する（担当：営業担当）：見積と提案書の準備時間とその日に出せない件の数え方を一枚に書く。途中で定義を変えると、前後を比較できなくなる。
• 担当を増やす前に見本を渡す（担当：上長）：新しく入る人には、項目、禁止事項、悪い見本を先に渡す。引き継ぎを口頭だけに頼らない。
• 振り返りを行う（担当：営業担当）：所要、確認で消した箇所、入力がそろわなかった理由、確認する人の負担を見る。負担が増えているなら、対象を狭める。
• 対象を広げるか決める（担当：上長）：新築など対象外の大きな工事、値引き案、未確認の効果は、型が安定するまで対象にしない。

この週の完了の目安：定義が固定され、振り返りと、次に対象へ入れるかの判断が書かれている。