税理士事務所で、預かり資料の一次整理を早くするモデルケース

※本記事はAI活用のモデルケース（想定）です。実在企業の事例ではなく、数値はすべて想定値です

申告や決算の前は、資料の到着がばらばらになりがちです。不足の確認が直前に集中すると、税理士が中身を見る時間が削られます。このモデルケースでは、預かった資料の一次整理と不足リストだけを生成AIで早くし、税務の判断は有資格者が行う進め方です。書類を推測で補うことはしません。

この会社の姿

今回取り上げるのは、F社（京都の税理士事務所・従業員18名規模）です。中小企業と個人事業の税務を、顧問契約で支えています。規模は18名ほどの見込みで、体制は事務担当2名、確認は担当税理士と考えています。対象は、預かった資料の一次整理、不足リストの作成、担当税理士への申し送り。所在地は京都としています。

顧問の中小企業と個人事業を中心に、繁忙期は資料の到着が重なります。事務は2名で、判断は担当税理士が行う想定です。税額の見込を出す作業は、これまでどおり事務の外に置きます。

始める前の様子

一次整理と不足リストの作成に、1件あたり約2時間かかっていた、という想定です。締切直前の追加依頼も、月に複数件あった見込みです。

事務担当は、フォルダの中身を目で追い、不足をメールで聞き直していました。税理士は、揃っていない状態の資料に当たり、同じ確認を繰り返していました。何が届いているかの記録も、担当によってばらばらでした。

資料はメール、紙、共有フォルダに散らばり、何が届いているかの記録も担当によって違っていました。不足の聞き直しが締切直前に集中し、税理士は揃っていない束に当たって、同じ確認を何度もしていました。

始めたきっかけと、最初の一歩

繁忙期に、不足の聞き直しが直前に重なり、税理士の確認時間が削られたことが起点です。判断を速くする道具を探すより先に、届いたものの一覧と不足のリストを同じ型で出そう、と決めました。

最初に、一次整理で書いてよい項目を固定しました。届いた資料の名前、日付、不足しているもの、確認が必要なメモ、申し送りです。税額の見込、節税の提案、判断の下書きは対象外にしました。個人情報の扱いも、入力してよい範囲を先に決めました。

対象にすること、しないこと

対象にするのは、届いた資料の一覧と不足リスト、税理士への申し送りです。対象にしないのは、税額の見込、控除の可否、節税の提案、申告の判断です。届いていない資料を、あるように補う使い方も外します。

公開できる範囲の進め方

届いた資料の一覧を、決めた項目で渡します。出てきた不足リストと申し送りは、事務担当が現物と突き合わせてから税理士へ回します。記載のない数字や、判断を求める文は、この段階で消します。最初の1か月は、同じ種類の申告だけに絞りました。

週のリズム（公開できる粒度）

資料が届いた日に一覧を更新し、不足リストの下書きを出します。事務が現物と突き合わせ、確認が終わってから税理士へ回します。聞き直しの案内も、確認後の不足だけを使います。最初の1か月は、同じ種類の申告だけに絞ります。

会議で起きたこと（想定）

繁忙期の打ち合わせでは、不足の確認に時間が取られ、中身の判断に入るのが遅れることがありました。個人情報の扱いも、入力してよい範囲が先に決まっていないと、一次整理そのものを始めにくい、という問題意識です。

人が残す確認（公開できる粒度）

確認は、事務が現物と突き合わせ、税理士が中身を見ることです。一次整理が速いことより、届いていないものをあるように書かないこと、判断を下書きに混ぜないことを優先します。案内の文も、確認が終わった不足だけを使います。

想定している変化

以下の数字はすべて想定値で、実際の導入結果とは別物です。同じ結果になることを約束するものではありません。

項目	前（想定）	後（想定）
一次整理と不足リスト	約2時間	約35分
締切直前の追加依頼	月に複数件	月1件程度
税理士が整理のやり直しに使った時間	週に数時間	週1時間未満

数値はすべて想定です。測定期間は各記事の本文に記載しています。

税理士は、不足の確認より中身の判断に時間を使えるようになったと見ています。事務担当も、聞き直しの漏れを減らせた、という変化を見込んでいます。本人の発言として載せるものではありません。

期間と体制は、事務担当2名が交代で入力し、担当税理士が確認する形で、約2か月を想定しています。

この記事の位置づけ

このモデルケースは実在企業の事例ではなく、成果をそのまま紹介するものでもありません。同じ業種や近い職種の方が、「何から手をつけるか」「どこを人が見るか」を考えるための材料です。ここまでの公開範囲は、課題の捉え方、最初の一歩、確認を人が行う、という粒度までです。週ごとの作業単位、使う指示文の例と入出力の例、社内ルールの例文、チェック表、よくある失敗のQ&A、測定シートの項目、社内説明のトーク例、90日の展開計画は、この先の会員限定の部分に書いています。数字はすべて想定値です。自社に取り入れるかどうかは、対象業務の範囲と、確認できる人の有無、使うデータの扱いを見たうえで判断してください。地域や規模、商品が違っても、事実を先にそろえ、下書きと確認を分ける、という考え方は参考にできます。うまくいかないときは、対象を狭めて、確認の手順だけ先に残す方が安全です。

会員限定｜進め方の詳細

ここから先は、会員向けの詳細です。モデルケース（想定）であり、実在企業の手順をそのまま写したものではありません。数字はすべて想定値で、同じ結果を約束するものではありません。一次整理と不足の洗い出しまでに留め、税務判断は有資格者が行います。

週ごとの流れ（想定）

期間の目安は2か月の想定です。急いで全部を変えず、まず対象を一つに絞ります。以下は、週ごとの作業単位まで分解したものです。

1週目：書いてよい範囲と、扱ってよいデータを決める

この週の目的：判断を対象外にしたうえで、今の所要時間と、入力してよい範囲を一枚に残す。

過去の数件で、一次整理に何時間かかっているかを記録します。複雑な判断が必要な案件は、先に外します。

• 所要時間を測る（担当：事務担当）：受領から、不足リストが税理士へ渡るまでの時間を数件記録する。
• 書いてよい項目を固定する（担当：事務と担当税理士）：届いた資料の名前と日付、不足、確認メモ、申し送り。税額や判断は入れない。
• 個人情報の入力範囲を決める（担当：所長または管理者）：必要な識別と、入れてはいけない口座番号などを分ける。
• 対象外の案件を決める（担当：担当税理士）：判断が複雑なものは、最初から税理士が持つ。理由を一行残す。
• 禁止表現の例を残す（担当：担当税理士）：「このままだと控除が受けられない」など、判断めいた文の例を一枚に書く。

この週の完了の目安：項目と禁止事項、個人情報の範囲、対象外の基準、所要時間の記録がある。

2週目：不足リストの指示文を、少数で試す

この週の目的：同じ種類の案件3件で下書きを出し、現物照合と、書きすぎた判断の削除を残す。

税理士への申し送りの見本も決めます。届いていない資料名が足されていないかを見ます。

• 3件で一次整理を出す（担当：事務担当）：指示文の例1を使い、届いたものの記録と、案内していた一覧を別に入力する。
• 現物と突き合わせる（担当：事務担当）：リストの名前と日付を、現物で確認する。違いがあれば削除して記録する。
• 判断めいた文を削る（担当：担当税理士）：下書きに結論や見込があれば消し、指示文の禁止事項へ足す。
• 申し送りの見本を残す（担当：事務と税理士）：確認済みの不足と、人が判断することだけが残った例を置く。
• 案内下書きの範囲を決める（担当：事務担当）：指示文の例2は、確認後の不足だけに使う、と書く。

この週の完了の目安：3件の見本と、現物照合の手順、禁止事項の更新がある。

3週目：到着のたびに一次整理する運用にする

この週の目的：届いた日に一覧を更新し、確認が終わるまで税理士へ回さない。

聞き直しのメールは、確認後の不足項目だけを使います。言い回しは、催促が強くならないよう柔らかくします。

• 到着日に一覧を更新する（担当：事務担当）：届いていないものを、あるように書かない。
• 確認後にだけ税理士へ回す（担当：事務担当）：現物照合が終わるまで回さない。
• 不足案内は確認後に送る（担当：事務担当）：期限が空なら、日付を作らない。税理士が内容を見てから送る。
• 締切直前の追加を記録する（担当：事務担当）：締切3日前以降の不足確認を件数で残す。責めずに、項目の見直しに使う。
• 複雑な案件は対象外のままにする（担当：担当税理士）：例外を口頭で増やさない。対象外は対象外として残す。

この週の完了の目安：1週分の受領→整理→照合→回付が残っている。判断は下書きに含まれていない。

4週目以降：種類を少し広げ、測り方を固定する

この週の目的：対象の種類を一つずつ増やし、2か月は指標の定義を変えない。

所要時間、直前の追加依頼、税理士のやり直し時間を同じ定義で記録します。

• 種類を一つ足すか、現状で測るかを決める（担当：所長）：同時に増やしすぎない。
• 定義を固定する（担当：事務担当）：時間、直前追加、差し戻しの数え方を一枚に書く。
• 振り返りを30分で行う（担当：事務と税理士）：直した判断めいた文、入力が広がりすぎた個人情報、対象外の漏れを見る。
• 対外案内の置き場を分ける（担当：事務担当）：一次整理を、そのまま送らない。

この週の完了の目安：定義が固定され、対外案内は確認後だけになっている。

使う指示文の例

以下は、コピーして使える指示文の例です。相手は文章生成AI、または画像生成AIです。製品名は出さずに書いています。かぎ括弧や【】の部分だけ自社の事実に置き換え、分からないことは作らせないでください。出てきた文面は、公開や送付の前に人が確認します。入力例と出力例は想定で、実在の案件や取引先とは関係ありません。

指示文の例1：預かり資料の一次整理

使う場面：資料が届いたあと、不足と申し送りを作るとき。

あなたは、税理士事務所の事務が使う一次整理を作る補助です。税務判断、税額の見込、節税の提案はしないでください。入力にない資料は、届いたことにしないでください。

# 入力（この範囲だけを使う）
- 案件の種類（例：決算、確定申告）：【 】
- 届いている資料の名前と日付：【 】
- 依頼時に案内していた資料の一覧：【 】
- 事務担当が気づいたこと：【 】

# 出力
1. 届いているもの（名前と日付のみ）
2. 一覧にあって届いていないもの
3. 人が現物で確認すること
4. 税理士への申し送り（判断を含めない）

# やってはいけないこと
- 税額、控除、申告の可否を書かない
- 届いていない資料を、あるように書かない
- 個人の収入や口座の数字を、入力にない形で繰り返さない

入力例（想定）

案件の種類：決算
届いている資料の名前と日付：残高試算表（2026-10-20）、経費の領収一式（2026-10-22）
依頼時に案内していた資料の一覧：残高試算表、経費の領収、売上の台帳、固定資産の一覧
事務担当が気づいたこと：売上の台帳と固定資産の一覧は、フォルダに見当たらない。税額の話はしない。

出力例（想定）。このとおりになることを約束するものではありません。人が確認する前の下書きです。

1. 届いているもの：残高試算表（2026-10-20）、経費の領収一式（2026-10-22）
2. 届いていないもの：売上の台帳、固定資産の一覧
3. 人が現物で確認すること：上記2点が本当に未着か、別名で保存されていないか
4. 申し送り：未着の2点の確認をお願いします。税額や申告の可否は書いていません。

届いていないものを、一般的な提出物の知識で足さないことが要点です。

指示文の例2：不足確認の案内下書き

使う場面：現物照合が終わったあと、不足を案内するとき。

あなたは、不足資料を案内する短い文の下書きを作る補助です。催促の強い表現や、判断は書かないでください。

# 入力
- 確認済みの不足リスト：【 】
- 提出の目安（決まっている場合だけ）：【 】

# 出力
- 宛先に送る本文の下書き（丁寧語、不足の事実のみ）
- 人が送る前に確認すること

目安が空欄なら、日付を作らないでください。

入力例（想定）

確認済みの不足リスト：売上の台帳、固定資産の一覧
提出の目安：（空欄）

出力例（想定）。このとおりになることを約束するものではありません。人が確認する前の下書きです。

本文の下書き：
お世話になっております。決算の資料のうち、売上の台帳と固定資産の一覧が、本日時点で確認できておりません。お手元にございましたらご共有ください。到着の目安は、こちらでは決めておりません。

人が送る前に確認すること：不足2点が現物照合済みか。日付を足していないか。判断や催促が混ざっていないか。

目安が空のときに、それらしい日付を作らないことが要点です。

指示文の例3：税理士への短い申し送り

使う場面：一次整理の確認後、担当税理士へ回すとき。

あなたは、税理士への申し送りを短くする補助です。判断、税額、方針は書かないでください。入力にない不足を足さないでください。

# 入力
- 確認済みの一次整理：【 】
- 事務が特に見てほしいこと（事実）：【 】

# 出力
- 申し送り（5行以内、事実のみ）
- 税理士が判断すること（空欄で残す）

入力例（想定）

確認済みの一次整理：試算表と経費の領収は到着。売上台帳と固定資産一覧は未着。
事務が特に見てほしいこと：売上台帳が、別名のファイルで既に届いていないか。

出力例（想定）。このとおりになることを約束するものではありません。人が確認する前の下書きです。

申し送り：試算表と経費の領収は到着済みです。売上台帳と固定資産一覧は未着です。売上台帳が別名で届いていないか、ご確認をお願いします。
税理士が判断すること：追加で必要になる資料の範囲、中身の見方。

申し送りは確認の依頼までです。結論は空欄のままにします。