賃貸管理で、契約書類の一次読みを早くするモデルケース

※本記事はAI活用のモデルケース（想定）です。実在企業の事例ではなく、数値はすべて想定値です

契約や更新の書類は、量が多く、見る箇所も決まっていて時間がかかります。このモデルケースでは、見る観点を先に固定し、文章生成AIには一次読みの下書きと申し送りだけを任せて、その分を早くする進め方です。契約の可否や条文の解釈は、有資格者が受け持ちます。見落としがないことを約束する話ではありません。

この会社の姿

今回取り上げるのは、U社（愛媛の賃貸管理会社・従業員28名規模）です。居住用賃貸の管理を中心に、契約と更新の事務を扱っています。規模は28名ほどの見込みで、体制は事務担当2名、判断は管理業務主任者など有資格者が担う形と考えています。対象は、契約書類の一次読みと確認観点の整理、それに有資格者への申し送り。所在地は愛媛としています。

流れとしては、賃貸管理の事務が届いた更新書類を決めた観点で一次読みし、管理業務主任者など有資格者へ申し送ります。速く読み終えることより、可否や条文の解釈を下書きに書かないことを優先しました。契約の判断は、有資格者が行います。

始める前の様子

一次読みと確認観点の整理に、1件あたり約1時間かかっていました（想定）。

事務担当は、書類を最初から読み、気になる箇所をメモしていました。観点が人によって違うため、有資格者への申し送りもばらばらになりがちでした。

事務担当は、書類を最初から読み、気になる箇所を各自の言葉でメモしていました。観点がそろわないと申し送りもばらつき、同じ欄を何度も聞き返すことになります。

始めたきっかけと、最初の一歩

きっかけは、更新が重なる月に確認が後ろへずれ、説明の準備が夜まで残ったことでした。判断を速くするより先に、同じ観点で一次読みできる状態をつくろう、と考えたところから始まります。

一次読みで見てよい観点を固定しました。当事者の表記、期間、金額の欄、特約の有無、添付の不足、確認が必要な文言です。可否の判断や、条文の解釈は対象外にしました。個人情報の入力範囲も先に決めました。

対象にすること、しないこと

対象にするのは、更新書類について、決めた観点での一次読みと、不足や確認の案内下書きです。契約の可否、条文の解釈、原文にない日付や金額の補完、新規の複雑な契約は外しました。見落としがないことを約束する話ではありません。

公開できる範囲の進め方

届いた書類のテキスト化できる範囲を、決めた観点で渡します。出てきた確認観点と申し送りは、事務担当が原本と突き合わせてから有資格者へ回します。入力にない条文や判断の結論は、下書きから消します。最初の1か月は、更新書類だけに絞りました。

週のリズム（公開できる粒度）

届いた書類のうち、テキスト化できる範囲を決めた観点で渡します。事務が原本と突き合わせ、確認が済んだものだけを有資格者へ回します。最初は更新書類だけに限り、入力にない条文は消しておきます。

会議で起きたこと（想定）

件数が増えると、全部を最初から読む時間が足りなくなります。そこで、読む人を増やすより先に、見てよい観点と判断を書かないルールを固めることにしました。

人が残す確認（公開できる粒度）

確認では、事務が原本と下書きを突き合わせ、有資格者が観点の過不足を見ます。速さより優先するのは、判断めいた文を残さないことと、個人情報の入力範囲を守ることです。

想定している変化

以下の数字はすべて想定値で、実際の導入結果とは異なります。同じ結果になることを約束するものではありません。

項目	前（想定）	後（想定）
一次読みと確認観点の整理	約1時間	約25分
有資格者へ回すまでの待ち	翌日になりがち	原則その日のうち
申し送り不足での差し戻し	月に複数件	月1件程度

数値はすべて想定です。測定期間は各記事の本文に記載しています。

有資格者は、観点の拾い出しより判断に時間を使えるようになる見込みです。事務担当の側でも、申し送りのばらつきが減ると考えています。いずれも本人の発言としては掲載しません。

期間は約2か月（想定）。事務2名が入力し、有資格者が判断する体制です。

この記事の位置づけ

このモデルケースは、実在企業の成果をそのまま紹介するものではありません。同じ業種や近い職種の方が、「何から手をつけるか」「どこを人が見るか」を考える材料として用意しました。ここまでで公開しているのは、課題の捉え方と最初の一歩、確認を人が行うという粒度までです。週ごとの作業単位、使う指示文の例と入出力の例、社内ルールの例文、チェック表、よくある失敗のQ&A、測定シートの項目、社内説明のトーク例、90日の展開計画は、この先の会員限定の部分に書いています。数字はすべて想定値です。自社に取り入れるかどうかは、対象業務の範囲と、確認できる人の有無、使うデータの扱いを見たうえで判断してください。地域や規模、商品が違っても、事実を先にそろえ、下書きと確認を分ける、という考え方は参考にできます。うまくいかないときは、対象を狭めて、確認の手順だけ先に残す方が安全です。

会員限定｜進め方の詳細

ここから先は、会員向けの詳細です。モデルケース（想定）なので、実在企業の手順をそのまま写したものではありません。数字はすべて想定値で、同じ結果を約束するものではありません。扱うのは一次読みと確認観点まで。契約の判断は有資格者が行います。

週ごとの流れ（想定）

期間の目安は2か月を見込んでいます。急いで全部を変えず、まず対象を一つに絞ります。以下は、週ごとの流れを作業単位まで分けたものです。

1週目：見てよい観点と、扱ってよいデータを決める

この週の目的：書いてよい事実と禁止事項、対象にする契約書類の一次読みと申し送りの範囲を一枚に残し、測り始めの値を置く。

まず今の所要時間を記録します。観点と判断を書かないルール、個人情報の入力範囲は一枚にまとめ、新規の難しい契約は外しておきます。

• 今の所要と結果を測る（担当：事務担当）：一次読みと確認観点の時間について、始める前の値を残す。測り方は「受領から、確認済み申し送りが渡るまでの時間を2か月記録する」に沿い、定義は途中で変えない。
• 書いてよい項目を一枚に残す（担当：事務担当）：一次読みで見てよい観点を固定しました。当事者の表記、期間、金額の欄、特約の有無、添付の不足、確認が必要な文言です。可否の判断や、条文の解釈は対象外にしました。個人情報の入力範囲も先に決めました。項目が埋まらない仕事は、この週の対象にしない。
• 禁止事項を先に書く（担当：管理者）：契約の可否や条文の解釈を一次読みに書かない、原文にない数字や日付を補わない、個人情報は決めた項目以外を入力しない。迷った項目は空欄のまま渡し、生成AIに補わせない。
• 対象にする種類を限定する（担当：管理者）：最初は「更新書類の一次読み」だけにする。範囲を広げる判断は、4週目以降に残す。
• 置き場と確認者を決める（担当：事務担当）：下書きと、確認済みを同じファイルで上書きしない。確認は管理者が行い、確認前の文を社外へ出さない。

この週の完了の目安：項目と禁止事項、対象範囲、所要の記録、確認者と置き場の分け方がある。

2週目：更新書類だけ3件で試す

この週の目的：更新書類3件で下書きを出し、管理者が入力の原文と照合する。直した点は指示文へ戻す。

下書きを出したら、事務が原本と突き合わせ、有資格者が観点の過不足を見ます。判断めいた文が出てきたら、指示文を直します。

• 決めた項目で入力をそろえる（担当：有資格者）：有資格者が、決めた項目だけを渡す。分からないことは空欄にし、記憶で埋めない。
• 下書きを出す（担当：事務担当）：指示文の例1を使い、契約書類の一次読みと申し送りの下書きを出す。入力にない事実は足さない。
• 原文と照合する（担当：管理者）：管理者が、入力の原文と下書きを並べ、判断・推測・出典のない数字を消す。
• 指示文と禁止事項を直す（担当：事務担当）：同じ誤りが2回出たら、禁止事項か入力項目へ足す。口頭だけの注意で終わらせない。
• 悪い見本を残す（担当：事務担当）：消し方の例を1つ残し、次の担当が同じ場所を踏みにくいようにする。社外には出さない。

この週の完了の目安：更新書類3件の見本、直した指示文、よくある誤り、確認の手順が残っている。

3週目：届いたその日に一次読みする運用にする

この週の目的：締め切りと、例外の扱いを運用に乗せ、確認が終わったものだけを先に進める。

入力の締め切りを決め、確認が済んだものから判断者へ回します。原本との照合は、この段階でも省きません。

• 入力の締め切りを置く（担当：有資格者）：届いたその日のうちまでに入力をそろえる。間に合わないときは、新しい表現を足すのではなく、対象を減らす。
• 例外の書き方を決める（担当：事務担当）：判断の結論を書かず、確認観点だけを残すときの申し送りは、人が範囲を限って書く。理由の推測はしない。
• 確認の時間を先に残す（担当：管理者）：確認は管理者が行う。確認が終わるまで、確認済みの置き場へ移さない。
• 遅れと作り直しを記録する（担当：事務担当）：有資格者へ回すまでの待ちに関わる遅れや作り直しを、理由つきで残す。社内都合と相手都合は分ける。
• 対外に出すものと下書きを分ける（担当：事務担当）：下書きの印が残ったまま送付・公開・掲示しない。送り先の置き場を分ける。

この週の完了の目安：1週分の締め切り、例外の書き方、確認、記録が残っている。

4週目以降：対象を慎重に広げ、測り方を固定する

この週の目的：測り方の定義を2か月は変えず、対象を広げるかは確認の負担を見て決める。

所要時間と回すまでの待ち、差し戻しの件数を、2か月同じ定義で記録していきます。

• 指標の定義を固定する（担当：事務担当）：一次読みと確認観点の時間と有資格者へ回すまでの待ちの数え方を一枚に書く。途中で定義を変えると、前後を比較できなくなる。
• 担当を増やす前に見本を渡す（担当：管理者）：新しく入る人には、項目、禁止事項、悪い見本を先に渡す。口頭の引き継ぎだけで始めない。
• 振り返りを行う（担当：事務担当）：所要、確認で消した箇所、入力がそろわなかった理由、確認する人の負担を見る。負担が増えているなら、対象を狭める。
• 対象を広げるか決める（担当：管理者）：新規の複雑な契約や、条文の解釈そのものは、型が安定するまで対象にしない。

この週の完了の目安：定義が固定され、振り返りと、次に対象へ入れるかの判断が書かれている。