住宅会社で、要望を必須・保留・次回確認に分けるモデルケース

※本記事はAI活用のモデルケース（想定）です。実在企業の事例ではなく、数値はすべて想定値です

住まいの相談は、希望が多く、メモが長くなるほど、次の打ち合わせの論点がぼやけます。このモデルケースでは、聞く項目を先に固定し、文章生成AIには必須・保留・次回確認への整理と資料の下書きだけを任せて、その分を早くする進め方です。提案の採否と仕様の決定は、人が受け持ちます。

この会社の姿

今回取り上げるのは、Y社（三重の地域住宅会社・従業員70名規模）です。地域の新築住宅を、相談から引き渡しまで一貫して扱っています。規模は70名ほどの見込みで、体制は事業部長が型を作り、営業担当がヒアリングメモを渡す形と考えています。対象は、家族からの要望の整理、必須・保留・次回確認への分類、それに打ち合わせ資料の下書き。所在地は三重としています。

地域の住宅会社で、事業部長が型を作り、営業がヒアリングメモを渡して、必須・保留・次回確認に分けた資料のたたき台を当日中に確認する流れです。希望を全部拾うより先に、未定のことは未定と書き、家族の一方の意見を全体の決定にしない。そこを優先します。提案の採否と仕様の決定は人が行います。

始める前の様子

ヒアリング後の整理と資料づくりに、約90分かかっていた、という想定です。

営業は、長いメモを読み直し、資料の見出しをその都度考えていました。必須と希望が混ざり、打ち合わせの時間が延びがちでした。

営業は、長いメモを読み直し、資料の見出しをその都度考えていました。必須と希望が混ざると、打ち合わせの論点がぼやけ、時間が延びます。意見の違いを、片方の案にまとめてしまうこともありました。

始めたきっかけと、最初の一歩

打ち合わせで決めるべきことが後回しになり、回数が増えたことが起点です。聞き取る量を増やすより先に、分ける型を持とう、と決めました。

聞く項目と、分ける箱を固定しました。箱は必須、保留、次回確認の三つです。決めてはいけないこと（構造や法令の可否、費用の断定）も先に書き出しました。家族の中で意見が分かれたら、片方に寄せず両方をそのまま残すことも決めています。

対象にすること、しないこと

対象にするのは、初期相談について、要望の三分整理と打ち合わせ資料の見出し下書きです。対象にしないのは、仕様や費用の確定、法令や構造の可否の断定、家族の一方の意見の全体化、整理結果の見積前提化です。

公開できる範囲の進め方

ヒアリング後にメモを渡し、三つの箱で整理した下書きを出します。営業が当日中に確かめ、打ち合わせ資料に仕上げます。未定のことは、未定のまま書きます。最初の1か月は、初期の相談だけに絞りました。

週のリズム（公開できる粒度）

ヒアリング後にメモを渡し、三つの箱で整理した下書きを出します。営業が当日中に確認し、終わったものだけをお客様へ渡します。法令や構造の可否は、設計担当と人が見ます。

会議で起きたこと（想定）

希望が多い相談ほど、メモが長くなり、次の打ち合わせの論点が散ります。新しい提案書の型を増やすより先に、聞く項目と、必須／保留／次回確認の定義を固めておきたい。それが出発点でした。

人が残す確認（公開できる粒度）

確認では、営業がメモと整理を突き合わせ、必須欄の入れ違いと、決まっていない仕様の断定を探します。速さより、お客様へ渡す前に事実を揃えることが優先です。

想定している変化

以下の数字はすべて想定値で、実際の導入結果とは別物です。同じ結果になることを約束するものではありません。

項目	前（想定）	後（想定）
ヒアリング後の整理と資料	約90分	約35分
初回打ち合わせまでに資料を渡せた案件	半数程度	8割程度
論点がずれて延びた打ち合わせ	月に複数回	月1回程度

数値はすべて想定です。測定期間は各記事の本文に記載しています。

営業は、メモの清書より、次に決めることの確認に時間を回せるようになる見込みです。打ち合わせの論点も先に見えるようになると考えています。いずれも本人の発言としては載せていません。

期間と体制は、事業部長が型を作り、約2か月で営業が確認を担う見込みとしています。

この記事の位置づけ

このモデルケースは、実在企業の成果をそのまま紹介するものではありません。同じ業種や近い職種の方が、「何から手をつけるか」「どこを人が見るか」を考える材料として用意しました。ここまでで公開しているのは、課題の捉え方と最初の一歩、確認は人が行う、という大枠です。週ごとの作業単位、使う指示文の例と入出力の例、社内ルールの例文、チェック表、よくある失敗のQ&A、測定シートの項目、社内説明のトーク例、90日の展開計画は、この先の会員限定の部分に書いています。数字はすべて想定値なので、自社に取り入れるかどうかは、対象業務の範囲と、確認できる人の有無、使うデータの扱いを見たうえで判断してください。地域や規模、商品が違っても、事実を先にそろえて下書きと確認を分ける考え方は使えるはずです。うまくいかないときは対象を狭め、確認の手順だけ先に残しておくと安全です。

会員限定｜進め方の詳細

ここから先は、会員向けの詳細です。モデルケース（想定）であり、実在企業の手順をそのまま写したものではありません。数字はすべて想定値で、同じ結果を約束するものではありません。要望の整理と資料の下書きまでに留め、仕様や費用の決定は人が行います。

週ごとの流れ（想定）

期間の目安は2か月の見込みです。急いで全部を変えず、まず対象を一つに絞ります。以下は、週ごとの作業を細かく分けた例です。

1週目：聞く項目と、三つの箱、書いてはいけない決定を決める

この週の目的：書いてよい事実と禁止事項、対象にする要望の三分整理と打ち合わせ資料の下書きの範囲を一枚に残し、測り始めの値を置く。

今の整理時間を記録します。項目、必須／保留／次回確認の定義、禁止事項を一枚にします。

• 今の所要と結果を測る（担当：営業担当）：整理と資料づくりの時間について、始める前の値を残す。測り方は「メモ入力から、確認済み資料が出るまでの時間を2か月記録する」に沿い、定義は途中で変えない。
• 書いてよい項目を一枚に残す（担当：営業担当）：聞く項目と、分ける箱を固定しました。必須、保留、次回確認です。決めてはいけないこと（構造や法令の可否、費用の断定）も先に書き出しました。家族の中の意見の違いを、片方だけ採用したように書かないことも決めました。項目が埋まらない仕事は、この週の対象にしない。
• 禁止事項を先に書く（担当：設計担当）：仕様や費用を、決まったように書かない、家族の一方の意見を、全体の決定として書かない、法令や構造の可否を、確認前に書かない。迷った項目は空欄のまま渡し、生成AIに補わせない。
• 対象にする種類を限定する（担当：設計担当）：最初は「初期の住まい相談」だけにする。範囲を広げる判断は、4週目以降に残す。
• 置き場と確認者を決める（担当：営業担当）：下書きと、確認済みを同じファイルで上書きしない。確認は設計担当が行い、確認前の文を社外へ出さない。

この週の完了の目安：項目と禁止事項、対象範囲、所要の記録、確認者と置き場の分け方がある。

2週目：初期相談3件で、整理の下書きを試す

この週の目的：初期相談3件で下書きを出し、設計担当が入力の原文と照合する。直した点は指示文へ戻す。

営業が、片方の意見だけが必須になっていないかを見ます。決まったように書かれた仕様があれば指示文を直します。

• 決めた項目で入力をそろえる（担当：事業部長）：事業部長が、決めた項目だけを渡す。分からないことは空欄にし、記憶で埋めない。
• 下書きを出す（担当：営業担当）：指示文の例1を使い、要望の三分整理と打ち合わせ資料の下書きの下書きを出す。入力にない事実は足さない。
• 原文と照合する（担当：設計担当）：設計担当が、入力の原文と下書きを並べ、判断・推測・出典のない数字を消す。
• 指示文と禁止事項を直す（担当：営業担当）：同じ誤りが2回出たら、禁止事項か入力項目へ足す。口頭だけの注意で終わらせない。
• 悪い見本を残す（担当：営業担当）：消し方の例を1つ残し、次の担当が同じ場所を踏みにくいようにする。社外には出さない。

この週の完了の目安：初期相談3件の見本、直した指示文、よくある誤り、確認の手順が残っている。

3週目：ヒアリング当日中に資料下書きを出す運用にする

この週の目的：締め切りと、例外の扱いを運用に乗せ、確認が終わったものだけを先に進める。

入力の締め切りを決め、確認が終わるまでお客様へ渡しません。法令や構造の可否は人が見ます。

• 入力の締め切りを置く（担当：事業部長）：ヒアリング当日中までに入力をそろえる。間に合わないときは、新しい表現を足すのではなく、対象を減らす。
• 例外の書き方を決める（担当：営業担当）：確認が終わるまでお客様へ渡さず、法令や構造の可否は人が見るは、人が範囲を限って書く。理由の推測はしない。
• 確認の時間を先に残す（担当：設計担当）：確認は設計担当が行う。確認が終わるまで、確認済みの置き場へ移さない。
• 遅れと作り直しを記録する（担当：営業担当）：初回打ち合わせまでに資料を渡せた割合に関わる遅れや作り直しを、理由つきで残す。社内都合と相手都合は分ける。
• 対外に出すものと下書きを分ける（担当：営業担当）：下書きの印が残ったまま送付・公開・掲示しない。送り先の置き場を分ける。

この週の完了の目安：1週分の締め切り、例外の書き方、確認、記録が残っている。

4週目以降：担当を増やし、測り方を固定する

この週の目的：測り方の定義を2か月は変えず、対象を広げるかは確認の負担を見て決める。

整理時間、資料を渡せた割合、延びた打ち合わせを2か月同じ定義で記録します。

• 指標の定義を固定する（担当：営業担当）：整理と資料づくりの時間と初回打ち合わせまでに資料を渡せた割合の数え方を一枚に書く。途中で定義を変えると、前後を比較できなくなる。
• 担当を増やす前に見本を渡す（担当：事業部長）：新しく入る人には、項目、禁止事項、悪い見本を先に渡す。口頭の引き継ぎだけで始めない。
• 振り返りを行う（担当：営業担当）：所要、確認で消した箇所、入力がそろわなかった理由、確認する人の負担を見る。負担が増えているなら、対象を狭める。
• 対象を広げるか決める（担当：設計担当）：見積の前提への転用や、複雑な実施設計の案件は、型が安定するまで対象にしない。

この週の完了の目安：定義が固定され、振り返りと、次に対象へ入れるかの判断が書かれている。