外構の打ち合わせ用イメージを、社内で当日中にそろえるモデルケース

※本記事はAI活用のモデルケース（想定）です。実在企業の事例ではなく、数値はすべて想定値です

外構の打ち合わせでは、色や配置の案が、その場で変わることがよくあります。外注のイメージ図を待っていると、次の打ち合わせまで判断が伸びます。このモデルケースでは、検討用のイメージだけを画像生成AIで当日中に出し、お客様へ提出する完成度の高い図は人が品質を見る、という分け方です。工事の仕様は、見た目の印象だけで決めない前提にしています。

この会社の姿

今回取り上げるのは、H社（広島の外構工事会社・従業員22名規模）です。住宅の庭、駐車スペース、門まわりなどの外構工事を扱っています。規模は22名ほどの見込みで、体制は制作担当1名に営業が現場写真と希望を渡す形と考えています。対象は、打ち合わせ用の外観イメージ作成、色や配置のバリエーション、提出用画像の品質確認。所在地は広島としています。

従業員は少なく、制作担当は実質1名です。営業が現地写真と希望を渡し、提出用の仕上がり図はこれまで外注していた想定です。図面の専任は社内に置いていません。

始める前の様子

外注のイメージ図は、依頼から3〜4営業日かかっていた、という想定です。小さな修正も再依頼になり、さらに数日かかっていた見込みです。

営業は、色や植栽の希望が変わっても、次の図が来るまで言葉だけで説明していました。打ち合わせが1回増えることがあり、検討の期間も延びていきます。提出用と検討用の区別がなく、粗い図をそのまま渡してしまう心配もありました。

色や配置の希望が打ち合わせの場で変わると、営業は「図が来るまで言葉で説明する」しかありませんでした。小さな修正も再依頼になり、待っているあいだに次の案件の準備が後ろへずれていきます。検討用と提出用の区別がなく、粗い図を渡してよいかの判断も、その場の空気まかせでした。

始めたきっかけと、最初の一歩

連件で、図面待ちのために打ち合わせが伸びたことが起点です。制作担当は「全部を内製する」ではなく、「検討用だけ先に社内で持つ」方針を出しています。提出用の品質は、これまでどおり人が見ることにしました。

最初に、検討用と提出用の基準を一枚に分けました。検討用は、配置と色の方向を話すためのもの、提出用は、寸法や仕様の確認が終わったあとに出すもの、と決めました。現地写真、希望のメモ、出してはいけない要素（隣地の特定、未確定の高価な仕様）も先に書き出しました。

対象にすること、しないこと

対象にするのは、打ち合わせで方向を話すための外観イメージです。対象にしないのは、寸法が確定した提出用の完成図、工事の仕様そのもの、見積の作成です。隣地が特定できる要素や、まだ決めていない高価な仕様を、決まったように描くことも外します。

公開できる範囲の進め方

営業が、現地写真と希望のメモを決めた項目で渡します。制作担当が、検討用のイメージを当日の午後までに出し、営業がお客様との話に使います。提出用は、仕様が固まってから人が品質を確認します。隣地が特定できる情報や、まだ決めていない高級仕様は、図から外しておきます。

週のリズム（公開できる粒度）

営業は午前中までに、現地写真と希望のメモを決めた項目で渡します。制作担当は当日の午後までに、検討用の案を出します。お客様へ見せる前に、営業が希望とのずれを見ます。提出用は、仕様が固まってから人が品質を見ます。

会議で起きたこと（想定）

図の待ちで打ち合わせが伸びると、その回では方向が決まらず、次の日程だけが残ることがありました。制作側は、急ぎの検討用と、提出用の仕上げが同じ列に並び、どちらを先にするかの判断が後回しになっていました。

想定している変化

以下の数字はすべて想定値で、実際の導入結果とは別物です。同じ結果になることを約束するものではありません。

項目	前（想定）	後（想定）
検討用イメージの待ち	依頼から3〜4営業日	当日の午後まで
一度の打ち合わせで見られる案	1案	人が選んだ3案
図面待ちで延びた打ち合わせ	月に複数回	月1回程度

数値はすべて想定です。測定期間は各記事の本文に記載しています。

営業は、次の打ち合わせを待たずに方向の話を進めやすくなったと見ています。制作担当も、提出用の仕上げに時間を残せるようになった、という変化を見込んでいます。本人の発言として載せるものではありません。

期間と体制は、制作担当1名が先行し、約2か月で営業が入力の型に慣れる形を想定しています。

この記事の位置づけ

このモデルケースは実在企業の事例ではなく、成果をそのまま紹介するものでもありません。同じ業種や近い職種の方が、「何から手をつけるか」「どこを人が見るか」を考えるための材料です。ここまでの公開範囲は、課題の捉え方、最初の一歩、確認を人が行う、という粒度までです。週ごとの作業単位、使う指示文の例と入出力の例、社内ルールの例文、チェック表、よくある失敗のQ&A、測定シートの項目、社内説明のトーク例、90日の展開計画は、この先の会員限定の部分に書いています。数字はすべて想定値です。自社に取り入れるかどうかは、対象業務の範囲と、確認できる人の有無、使うデータの扱いを見たうえで判断してください。地域や規模、商品が違っても、事実を先にそろえ、下書きと確認を分ける、という考え方は参考にできます。うまくいかないときは、対象を狭めて、確認の手順だけ先に残す方が安全です。

会員限定｜進め方の詳細

ここから先は、会員向けの詳細です。モデルケース（想定）であり、実在企業の手順をそのまま写したものではありません。数字はすべて想定値で、同じ結果を約束するものではありません。検討用と提出用を分け、工事の仕様や見積は人が決めます。

週ごとの流れ（想定）

期間の目安は2か月の想定です。急いで全部を変えず、まず対象を一つに絞ります。以下は、週ごとの作業単位まで分解したものです。

1週目：検討用と提出用の基準を分ける

この週の目的：お客様へ出してよい図と、内部の検討だけにすべき図の基準を一枚に残す。

過去の案件から、渡してよかった図と、内部に止めるべきだった図を分けて見ます。今の外注待ち日数も記録します。

• 過去の図を、検討用と提出用に分ける（担当：制作担当）：お客様へ渡した図と、社内だけで見た図を3件以上見比べ、違いを一行ずつ書く。
• 今の待ち日数を測る（担当：制作担当）：依頼から初案が届くまでの日数を、直近の案件で記録する。
• 入力項目を固定する（担当：制作担当と営業）：現地写真、希望（色・材質・配置）、変えてはいけない既存、出してはいけない要素。
• 出してはいけない要素を例にする（担当：現場責任者）：隣地の特定、通行人、未確定の高価な仕様。迷ったら描かない、と書く。
• フォルダを分ける（担当：制作担当）：検討用と提出用を同じ場所に置かない。検討用には「方向を話すための下絵」と印を付ける。

この週の完了の目安：基準の一枚と、待ち日数の記録、フォルダの分け方がある。

2週目：当日中に出す手順を、少数で試す

この週の目的：新しい3件だけを対象に、午前入力・午後に検討用、の流れを一度通す。

粗い図をお客様へ渡す前の、社内の見本も決めます。入力にない設備が足されていないかを、確認の手順で見ます。

• 3件で検討用を当日出す（担当：制作担当）：指示文の例1を使い、最大3案まで。人が選んでから営業へ渡す。
• 隣地と未確定仕様を見る（担当：制作担当）：チェック表で、特定できる隣地や、希望にない設備を消す。
• 営業が希望とのずれを見る（担当：営業）：見せる前に、希望メモと案を並べる。ずれがあれば作り直す範囲を決める。
• お客様へ見せるときの断り文を決める（担当：営業と制作）：「方向を話すための下絵であり、仕上がり図ではない」と先に伝える文を残す。
• 指示文を直す（担当：制作担当）：足されてしまった要素があれば、禁止事項へ追記する。

この週の完了の目安：3件の見本と、断り文、確認の手順が残っている。提出用には進めていない。

3週目：営業との受け渡しを定着させる

この週の目的：入力が揃わない案件は作り始めない、という運用を一度の週で守る。

提出用は、従来どおり品質確認を通します。検討用の速度を、提出用の品質と引き換えにしないことが要点です。

• 入力締め切りを午前に置く（担当：営業）：揃わない案件は、その日の検討用対象から外す。遅れは件数だけ残す。
• 当日午後に検討用を渡す（担当：制作担当）：案は人が選んだものだけ。自動で全部を見せない。
• 見せる前の確認を記録する（担当：営業）：断り文を付けたか、希望とのずれを見たか、を短く残す。
• 寸法や施工の制約を見る（担当：現場責任者）：図の印象と、施工上の制約が食い違っていないかを、必要な案件だけ見る。
• 提出用の依頼は別に切る（担当：制作担当）：仕様が固まる前に、提出用の列へ移さない。

この週の完了の目安：1週間分の受け渡しが、入力・作成・確認・提出用分離の順で残っている。

4週目以降：測り方を固定し、対象を少し広げる

この週の目的：待ち日数、見せた案の数、図面待ちで延びた打ち合わせを、同じ定義で記録する。

うまくいかない週は、入力項目を減らして範囲を狭めます。全案件の提出用まで広げるのは、もっと後です。

• 定義を一枚に固定する（担当：制作担当）：依頼時刻、初案が出た時刻、人が選んで見せた案の数、延期した打ち合わせ。
• 対象を少し広げる（担当：上長）：型が安定した種類だけを足す。特殊な形状は外注のままにしてよい。
• 振り返りを30分で行う（担当：制作と営業）：確認で直した要素、入力が揃わなかった理由、見せる前の断りが守れたかを見る。
• 提出用の基準を再確認する（担当：制作担当）：検討用のフォルダから、提出用へ自動でコピーしない。

この週の完了の目安：定義が固定され、提出用との分離が再確認されている。

使う指示文の例

以下は、コピーして使える指示文の例です。相手は文章生成AI、または画像生成AIです。製品名は出さずに書いています。かぎ括弧や【】の部分だけ自社の事実に置き換え、分からないことは作らせないでください。出てきた文面は、公開や送付の前に人が確認します。入力例と出力例は想定で、実在の案件や取引先とは関係ありません。

指示文の例1：打ち合わせ用の外観イメージ

使う場面：現地写真と希望メモが揃ったあと、当日中に検討用の案を出すとき。

あなたは、社内の打ち合わせ用に外観イメージを作る補助です。工事の仕様を決める図ではなく、方向を話すための下絵です。入力にない設備や高価な仕様は描かないでください。

# 入力（この範囲だけを使う）
- 現地写真の説明：【 】
- 希望している方向（色、材質、配置の希望）：【 】
- 変えてはいけない既存の要素：【 】
- 出してはいけないもの（隣地の特定、未確定の仕様）：【 】
- 欲しいバリエーションの数（最大3）：【 】

# 出力
- 各案の短い説明（事実と希望の範囲だけ）
- 人が確認すべき点（寸法、見え方、隣地）

# やってはいけないこと
- 入力にない高級仕様や、工事費が変わる設備を足さない
- 隣の建物や車を、特定できる形で描かない
- 「この案で決まり」といった断定をしない

入力例（想定）

現地写真の説明：道路側から見た駐車スペースと門まわり。既存の塀は残す。
希望している方向：駐車は2台分。門まわりは落ち着いた色。床は洗い出し寄りの質感。
変えてはいけない既存の要素：既存の塀、隣との境界の位置。
出してはいけないもの：隣家の窓や車、未確定の照明や高価な門柱。
欲しいバリエーションの数：2

出力例（想定）。このとおりになることを約束するものではありません。人が確認する前の下書きです。

案1：既存の塀を残し、駐車2台分と門まわりを落ち着いた色でまとめた下絵。床は洗い出し寄りの質感。
案2：案1と同じ配置で、門まわりの色だけを少し明るくした下絵。
人が確認すべき点：駐車の幅と出入り、境界の位置、隣地が特定できる写り込みがないか。照明や門柱の高級仕様は、入力にないため描いていない。
いずれも方向を話すための下絵であり、採用の断定はしない。

案を増やすときも、入力にない設備を足して差を作らないことが要点です。

指示文の例2：案の比較メモ

使う場面：検討用の案が複数出たあと、営業が打ち合わせに持っていく前。

あなたは、検討用の案を比較する短いメモを作る補助です。どれを採用するかは判断しないでください。

# 入力
- 案A・案B・案Cの説明：【 】
- お客様の希望（担当のメモ）：【 】

# 出力
- 希望との違い（事実のみ）
- 人が現地や寸法で確認すること
- まだ決めていないこと

優劣の断定や、見積に関する言及は書かないでください。

入力例（想定）

案A：門まわりは落ち着いた色。案B：門まわりは少し明るい色。どちらも駐車2台、既存の塀は残す。
お客様の希望：派手すぎないこと。駐車は2台欲しい。塀は残したい。

出力例（想定）。このとおりになることを約束するものではありません。人が確認する前の下書きです。

希望との違い：両案とも駐車2台、既存の塀を残す点は希望と重なる。色の印象が違う。
人が現地や寸法で確認すること：駐車の幅、境界、汚れや日照での見え方。
まだ決めていないこと：最終の色、照明や門柱など入力にない仕様。
優劣や見積の話は書かない。

比較は希望との対応までにとどめ、順位は付けずにおきます。

指示文の例3：お客様へ見せる前の断り文

使う場面：検討用の図を、打ち合わせ資料に添えるとき。

あなたは、検討用の外観イメージを見せるときの短い断り文を作る補助です。仕上がりを約束する表現、工期や費用の話は書かないでください。

# 入力
- 見せる図の種類（検討用であること）：【 】
- 決めていないこと：【 】
- 現地で確認すること：【 】

# 出力
- 先に伝える短い文（3〜5行）
- 人が口頭で補うこと

# やってはいけないこと
- 「このとおりに仕上がる」と書かない
- 未確定の設備を、含まれているように書かない

入力例（想定）

見せる図の種類：方向を話すための下絵（検討用）。提出用の仕上がり図ではない。
決めていないこと：門まわりの最終の色、照明の有無。
現地で確認すること：駐車の幅、境界の位置。

出力例（想定）。このとおりになることを約束するものではありません。人が確認する前の下書きです。

先に伝える短い文：
本日お見せするのは、方向を話すための下絵です。仕上がりの図ではありません。門まわりの最終の色と、照明の有無はまだ決めていません。駐車の幅と境界は、現地で確認したうえで改めてご説明します。

人が口頭で補うこと：提出用の図は、仕様が固まってから品質を確認して出すこと。

断り文は短いほど伝わります。図のフォルダ名にも「検討用」と残してください。