業務用食品卸で、商談メモを当日中に整えるモデルケース

※本記事はAI活用のモデルケース（想定）です。実在企業の事例ではなく、数値はすべて想定値です

商談の中身がメモと記憶に残ったままだと、翌日の確認がずれていきます。このモデルケースでは見出しを先に固定し、文章生成AIには当日中の整理と共有の下書きだけを任せて、その分を早くします。条件の約束と値引きの判断は、人が受け持ちます。

この会社の姿

今回取り上げるのは、B社（青森の業務用食品卸・従業員32名規模）です。飲食店向けに、業務用食品の卸と提案を行っています。規模は32名ほどの見込みで、体制は営業担当3名に事務が共有の確認を補う形と考えています。対象は、商談メモの当日整理、次回の確認事項、社内共有の下書き。所在地は青森としています。

業務用食品の卸で、営業が商談後のメモを決めた見出しで渡し、その日のうちに整理と社内共有の下書きを確かめる流れです。記録を長くするより先に、要望、伝えたこと、未確定、次回確認を分けること。条件の約束と値引きの判断は、人が行います。

始める前の様子

1件の商談記録に約50分かかり、共有は翌日になりがちだった、という想定です。

営業は移動のあとでメモを清書していて、確認事項が社内に届くのが遅れていました。そのぶん、言った言わないの確認も増えていました。

清書は移動を終えてからになるので、確認事項が社内に届くのはどうしても遅くなります。言った言わないの確認が増え、翌日の訪問準備もずれます。担当が複数いれば、書き方のばらつきも出てきます。

始めたきっかけと、最初の一歩

納品の条件が、社内の共有と食い違ったことが起点です。長い報告書を書くより先に、当日中に同じ見出しで残す型を持とう、と決めました。

書く項目を固定しました。相手の要望（事実）、こちらが伝えたこと、未確定、次回の確認、期限です。値引きの提案や、相手の評価は対象外にしました。

対象にすること、しないこと

対象にするのは、既存得意先の定期訪問について、商談記録の整理と社内共有の短い申し送りです。対象にしないのは、未確定条件の確定化、値引きや納期の新しい約束、相手の評価、対外の確認メールの自動作成です。

公開できる範囲の進め方

商談のあと、決めた項目でメモを渡します。整理のたたき台は、営業がその日のうちに確かめてから共有します。決まっていない条件は、決まったように書きません。最初の1か月は、既存得意先の定期訪問だけに絞りました。

週のリズム（公開できる粒度）

商談が終わったら決めた項目でメモを渡し、営業がその日のうちに未確定欄を見てから共有します。入力の締め切りは就業前。間に合わない分は翌日の最初に回し、対外の文面は人が書き直します。

会議で起きたこと（想定）

訪問件数が多い週ほど清書が夜にずれ込み、共有は翌日へ回ります。新しい営業ツールを足す前に、見出しと「決まっていないことを決まったように書かない」ルールを固めておこう、という問題意識がありました。

人が残す確認（公開できる粒度）

確認は、営業本人が未確定欄を見て、空欄のまま共有されていないかを事務が補助で見る形です。速さよりも、合意していない納期や条件を書かないこと、社内共有を得意先へ送らないことを優先します。移動のあとで時間が足りなければ、記録を長くせず、未確定は空欄のまま翌日の最初に回します。

想定している変化

以下の数字はすべて想定値で、実際の導入結果とは別物です。同じ結果になることを約束するものではありません。

項目	前（想定）	後（想定）
1件の商談記録	約50分	約20分
当日中に共有できた商談	半数以下	8割程度
条件の食い違いによる確認のやり直し	月に複数件	月1件程度

数値はすべて想定です。測定期間は各記事の本文に記載しています。

営業は、清書より確認事項のフォローに時間を回せるようになる見込みです。社内の食い違いも減ると考えています。いずれも本人の発言としては載せていません。

期間と体制は、営業3名のうち1名が先に始め、約2か月で型を共有する見込みとしています。

この記事の位置づけ

このモデルケースは、実在企業の成果をそのまま紹介するものではありません。同じ業種や近い職種の方が、「何から手をつけるか」「どこを人が見るか」を考える材料として用意しました。ここまでの公開範囲は、課題の捉え方、最初の一歩、確認を人が行う、という粒度までです。週ごとの作業単位、使う指示文の例と入出力の例、社内ルールの例文、チェック表、よくある失敗のQ&A、測定シートの項目、社内説明のトーク例、90日の展開計画は、この先の会員限定の部分に書いています。数字はすべて想定値です。自社に取り入れるかどうかは、対象業務の範囲と、確認できる人の有無、使うデータの扱いを見たうえで判断してください。地域や規模、商品が違っても、事実を先にそろえ、下書きと確認を分ける、という考え方は参考にできます。うまくいかないときは、対象を狭めて、確認の手順だけ先に残す方が安全です。

会員限定｜進め方の詳細

ここから先は、会員向けの詳細です。モデルケース（想定）であり、実在企業の手順をそのまま写したものではありません。数字はすべて想定値で、同じ結果を約束するものではありません。記録の整理と共有の下書きまでに留め、条件の約束は人が確認します。

週ごとの流れ（想定）

期間の目安は2か月の見込みです。急いで全部を変えず、まず対象を一つに絞ります。以下は、週ごとの作業を細かく分けた例です。

1週目：書く項目と、書いてはいけない約束を決める

この週の目的：書いてよい事実と禁止事項、対象にする商談メモの当日整理と社内共有の範囲を一枚に残し、測り始めの値を置く。

今の作成時間と、当日共有できた割合を記録します。項目と禁止事項を一枚にします。

• 今の所要と結果を測る（担当：営業担当）：1件の商談記録の時間について、始める前の値を残す。測り方は「メモ入力から、確認済み共有までの時間を2か月記録する」に沿い、定義は途中で変えない。
• 書いてよい項目を一枚に残す（担当：営業担当）：書く項目を固定しました。相手の要望（事実）、こちらが伝えたこと、未確定、次回の確認、期限です。値引きの提案や、相手の評価は対象外にしました。項目が埋まらない仕事は、この週の対象にしない。
• 禁止事項を先に書く（担当：上長）：未確定の条件を、決まったように書かない、値引きや納期の新しい約束を記録に足さない、相手や担当を評価する表現を残さない。迷った項目は空欄のまま渡し、生成AIに補わせない。
• 対象にする種類を限定する（担当：上長）：最初は「既存得意先の定期訪問」だけにする。範囲を広げる判断は、4週目以降に残す。
• 置き場と確認者を決める（担当：営業担当）：下書きと、確認済みを同じファイルで上書きしない。確認は上長が行い、確認前の文を社外へ出さない。

この週の完了の目安：項目と禁止事項、対象範囲、所要の記録、確認者と置き場の分け方がある。

2週目：既存得意先の訪問3件で試す

この週の目的：既存得意先の訪問3件で下書きを出し、上長が入力の原文と照合する。直した点は指示文へ戻す。

当日中に下書きを出し、本人が未確定の欄を見ます。決まったように書かれた条件があれば指示文を直します。

• 決めた項目で入力をそろえる（担当：事務）：事務が、決めた項目だけを渡す。分からないことは空欄にし、記憶で埋めない。
• 下書きを出す（担当：営業担当）：指示文の例1を使い、商談メモの当日整理と社内共有の下書きを出す。入力にない事実は足さない。
• 原文と照合する（担当：上長）：上長が、入力の原文と下書きを並べ、判断・推測・出典のない数字を消す。
• 指示文と禁止事項を直す（担当：営業担当）：同じ誤りが2回出たら、禁止事項か入力項目へ足す。口頭だけの注意で終わらせない。
• 悪い見本を残す（担当：営業担当）：消し方の例を1つ残し、次の担当が同じ場所を踏みにくいようにする。社外には出さない。

この週の完了の目安：既存得意先の訪問3件の見本、直した指示文、よくある誤り、確認の手順が残っている。

3週目：移動のあと、その日のうちに共有する運用にする

この週の目的：締め切りと、例外の扱いを運用に乗せ、確認が終わったものだけを先に進める。

入力の締め切りを就業前に置き、間に合わない分は翌日の最初に回します。値引きや納期の判断は人が書きます。

• 入力の締め切りを置く（担当：事務）：移動のあと、就業前までまでに入力をそろえる。間に合わないときは、新しい表現を足すのではなく、対象を減らす。
• 例外の書き方を決める（担当：営業担当）：間に合わない分は翌日の最初に回し、値引きや納期の判断は人が書くは、人が範囲を限って書く。理由の推測はしない。
• 確認の時間を先に残す（担当：上長）：確認は上長が行う。確認が終わるまで、確認済みの置き場へ移さない。
• 遅れと作り直しを記録する（担当：営業担当）：当日中に共有できた商談に関わる遅れや作り直しを、理由つきで残す。社内都合と相手都合は分ける。
• 対外に出すものと下書きを分ける（担当：営業担当）：下書きの印が残ったまま送付・公開・掲示しない。送り先の置き場を分ける。

この週の完了の目安：1週分の締め切り、例外の書き方、確認、記録が残っている。

4週目以降：担当を増やし、測り方を固定する

この週の目的：測り方の定義を2か月は変えず、対象を広げるかは確認の負担を見て決める。

作成時間、当日共有の割合、食い違いのやり直しを2か月同じ定義で記録します。

• 指標の定義を固定する（担当：営業担当）：1件の商談記録の時間と当日中に共有できた商談の数え方を一枚に書く。途中で定義を変えると、前後を比較できなくなる。
• 担当を増やす前に見本を渡す（担当：上長）：新しく入る人には、項目、禁止事項、悪い見本を先に渡す。口頭の引き継ぎだけで始めない。
• 振り返りを行う（担当：営業担当）：所要、確認で消した箇所、入力がそろわなかった理由、確認する人の負担を見る。負担が増えているなら、対象を狭める。
• 対象を広げるか決める（担当：上長）：新規開拓の大型商談や、対外の確認メールそのものは、型が安定するまで対象にしない。

この週の完了の目安：定義が固定され、振り返りと、次に対象へ入れるかの判断が書かれている。